Nel contesto delle Risorse Umane, il processo di inserimento e orientamento dei nuovi assunti, definito con il termine inglese onboarding aziendale, è strategico e fondamentale per evitare di vanificare lo sforzo compiuto in fase di selezione e recruiting.
Questo processo è importante per diverse ragioni, ma, dal punto di vista strettamente aziendale, è cruciale per cercare di rendere produttiva la risorsa appena inserita nel minor tempo possibile.
Il prof. Michael Watkins, nel suo saggio I primi 90 giorni (ed. originale 2013, rivista nel 2019), ha descritto questo obiettivo con precisione e lucidità. Nel testo, Watkins introduce il concetto del breakeven nella cosiddetta Onboarding Curve, ossia Curva dell’Onboarding, rappresentata dal grafico seguente.
In sostanza, le ricerche hanno evidenziato che in media, con il fatidico “primo giorno di nuovo lavoro”, si avvia un periodo di circa 6 mesi, necessari al raggiungimento del cosiddetto “punto di breakeven del neo-assunto”, ossia il punto di pareggio tra il valore “consumato” e quello generato dalla risorsa.
Nei primi mesi di lavoro infatti dobbiamo considerare nei costi correlati al processo di inserimento alcune voci fondamentali:
- il tempo impiegato per conoscere le procedure formali e informali dell’azienda;
- le necessità di formazione specifica legata al nuovo ruolo ricoperto;
- il tempo investito dai colleghi per affiancare il collega nelle attività e nei progetti che svolge.
Per questo motivo, la curva mostra almeno tre mesi prima che la nuova persona possa volgere in positivo il suo contributo all’azienda, e altri tre perché possa pareggiare il conto.
Ne consegue che, per mettere a frutto il tempo investito nell’avvio del rapporto di lavoro, sia la persona che l’azienda debbano assicurarsi che l’impatto con la nuova realtà sia accompagnato e guidato con attenzione e determinazione verso il punto di pareggio (breakeven) da raggiungere al più presto.
Quali strategie o comportamenti possiamo attuare quindi per raggiungere questo obiettivo?
Sicuramente, aver predisposto un piano di attività strutturate ed incentrate sulla persona, sul suo coinvolgimento e sulla sua partecipazione attiva può essere di grande aiuto.
Ecco alcuni suggerimenti pratici per programmare questa fase.
- Preparare una “Welcome email” personalizzata, un messaggio di benvenuto caldo e utile, che tocchi sia le incombenza formali che gli aspetti più informali della nuova quotidianità.
- Dichiarare le attività e le aspettative del primo giorno di lavoro e gli eventuali strumenti assegnati (PC, telefono, foto per il badge, ecc.).
- Pianificare un primo colloquio con il responsabile della risorsa, in modo da chiarire le responsabilità della sua mansione.
- Creare l’agenda delle attività della prima settimana, incluso un eventuale “tour” (almeno virtuale) nei diversi uffici e dipartimenti.
- Automatizzare la burocrazia legata all’assunzione, cercando di renderli il più possibile espliciti anche dal punto di vista della comunicazioni: modalità di pagamento, polizze assicurative, strumenti per la gestione presenze/permessi… ecc.
Sfruttare le tecnologie aziendali per facilitare l’onboarding aziendale
Un altro punto assolutamente importante per assicurare il successo delle attività previste dal processo di onboarding riguarda la proposta di contenuti digitali specifici, erogati attraverso la intranet o la piattaforma LMS aziendale.
La fruizione di corsi di formazione iniziale e sui contenuti obbligatori (etica, sicurezza, procedure, …) rappresenta un buon elemento di integrazione e collegamento con la nuova realtà aziendale e permette (attraverso l’eventuale LMS) il tracciamento delle attività svolte dalla persona neoinserita.
L’individuazione di un “Tutor” interno è un altro elemento di successo dell’onboarding: per il neoassunto è come avere una “bussola” che lo aiuti a sciogliere eventuali dubbi e domande.
Infine, un suggerimento: l’ingresso in una nuova realtà è sempre traumatico e disorientante, non si può pretendere che un neoassunto raggiunga da subito la comprensione piena di tutte le dinamiche e i riti dell’organizzazione; meglio privilegiare la chiarezza di quelle poche informazioni essenziali e utili per sopravvivere alla completezza del quadro generale; meglio in definitiva favorire lo sviluppo di un legame solido con colleghi e partner fin da subito: ci penseranno loro a integrare al meglio la nuova persona.
